Quando você está tentando impressionar o seu chefe, seja almejando uma promoçãoou simplesmente para mostrar a sua capacidade, pode ser difícil não aceitar mais trabalho. Afinal, você quer mostrar serviço e o quanto se esforçou para fazê-lo. Porém, infelizmente, todo projeto que você aceita vem junto com um prazo. E nesse ritmo, um dia perceberá que está “atolado” de coisas para fazer.
Se você não está mais dando conta de tanta coisa que tem para realizar – e não consegue dar o seu melhor -, confira a seguir 6 dicas que pode ajudá-lo a solucionar os prazos para não perder a sua essência:
1. Crie um calendário
Guarde consigo um calendário com todos os seus prazos. O melhor seria pelo computador (Google Calendar, por exemplo). Assim, você pode ver tudo o que precisa fazer em um único lugar. Ficando mais fácil priorizar o seu tema, pois saberá antes o que está por vir. Mas não é somente isso: tente criar “pequenos objetivos”, que assim são mais fáceis de serem cumpridos. Isso resultará em finalizar o projeto com maior facilidade porque, ao invés de definir um grande prazo, você pode dividir o que precisa ser feito e escolher deadlines para cada objetivo. Essa atitude pode fazer com que finalize o projeto antes do previsto.
2. Fique atento
Criar um calendário é somente metade do caminho, pois a outra metade é utilizá-lo. Se você não tem o hábito de checar o seu calendário diariamente, talvez precise de um pequeno empurrão para começar a se acostumar. É normal colocar alarmes como maneira de lembrar-se dos seus compromissos, seja em computadores ou celulares. Faça qualquer coisa para chamar a sua atenção. Não corra o risco de se esqueça de nenhum prazo e adiantar os seus deadlines.
3. Organize seu e-mail
Quanto mais projetos você está envolvido, maior o fluxo de e-mails em sua caixa. Para não se perder no meio de “milhares” de e-mails, é sempre bom separá-los por tópicos, pastas, assuntos, pessoas, etc. Pois assim, você terá quase tudo organizado e muito mais fácil de localizar o que deseja. Quanto mais diferenciados os tópicos, mais organizado ficará. Se preferir, separe com cores diferentes.
4. Se livre de coisas que possam dificultar o processo
Se você está cheio de relatórios e planilhas repetitivas para entregar semanalmente ou mensalmente, crie modelos para cada tipo de relatório ou planilha que podem ser reutilizados para não precisar refazer desde o começo toda vez. E também modelos de respostas para e-mails que são enviados com uma grande frequência para ter um tempo menor consumido para responder. Quanto mais simples ficarem as suas funções, maior o tempo que você tem para se envolver em outros projetos.
5. Preste atenção no prazo
Antes de ir embora, verifique se cumpriu todas as metas do dia atual e quais serão as próximas do dia seguinte, assim você pode elaborar como vai realizá-las. Não conseguiu acabar em tempo? Se programe para terminá-la no dia seguinte ou no próximo tempo livre que tiver (mesmo que pequeno) entre os projetos. Lembre-se que é importante ter horários livres durante o seu dia ou pelo menos uma vez por semana – o que vai permitir que você fique com um horário mais flexível e possa encaixar alguma coisa, caso necessário. Se organizando dessa maneira, você não só fica menos sobrecarregado como pode se programar e saber a carga de trabalho que aguenta para o futuro.
6. Pense em dividir
Se você começa a perceber que os seus “pequenos objetivos” não estão sendo cumpridos por conta do tempo, talvez chegou a hora de falar com o seu chefe para uma melhor distribuição dos trabalhos. Se você tem um cronograma com todos os prazos diários e semanais fica mais fácil de seu chefe priorizar os projetos mais importantes, e deixar os menos importantes ficarem nas mãos dos outros. Pode ser difícil se desprender de um projeto, mas cumprir os prazos é muito mais importante. É melhor ter uma maior tranquilidade do que tentar provar que consegue executar todos os projetos e falhar.
Quando estiver estressado com tanta coisa para fazer, a solução é: respire! E lembre-se de que para ter tudo sob controle, é necessário se organizar e saber o que você consegue dar conta.
Viver Natal 